UFO-topf

Der UFO kann zusätzliche Unterstützung für Projekte und Veranstaltungen beschliessen. Der UFO-Topf soll vor allem für Projekte und Veranstaltungen genutzt werden, die auf neuen Ideen beruhen und die bei der regulären UFO Budgetierung noch nicht berücksichtigt wurden. Der UFO-Topf verfügt über 2000 Franken.

Es können Beiträge (gedeckt wird eine konkrete Summe) oder Defizitgarantien (gedeckt wird das Defizit bis zu einem Maximalbetrag zur Absicherung bei Unsicherheiten) gesprochen werden. Die Unterschiede sind noch einmal weiter unten auf der Seite erklärt.

Form des Antrags

Der Antrag muss als Traktandum an eine Vorstandssitzung gebracht werden. Folgende Information soll gegeben sein und auch im Protokoll der Sitzung festgehalten werden, sofern der Antrag angenommen wird.

• Wer organisiert und rechnet ab (Personen, Organisation)?
• Wer profitiert (Anzahl Personen, Zielgruppe, Relation zum VSETH)?
• Wann wird das Projekt durchgeführt (Vorbereitung, Durchführung, Nachbearbeitung und Abschluss)?
• Warum ist das Projekt unterstützenswert (Zielsetzung, Einzigartigkeit, ...)?

Da du finanzielle Mittel anfragst, informiere auch über:

• Budget: Lege detaillierte Einnahmen und Ausgaben vor. Falls vorhanden, lege die Abrechnung des letzten/ähnlichen Projekts bei.
• Weitere Geldgeber: Notiere alle um Unterstützung angefragten Stellen (Departemente, weitere ETH-Stellen, Firmen, Fachvereine, Kommissionen, Kulturstiftungen etc.) und den Stand der Abklärungen.
• Wunschbetrag: Wieviel Geld (und bedingungsloser Beitrag oder Defizitgarantie) wird beantragt?

Entscheidung und Auszahlung

An der UFO-Vorstandssitzung wird über den Antrag abgestimmt. Der Vorstand soll den Antrag nur annehmen, wenn das Projekt um das es geht nicht schon ein zugeschriebenes Budget hat und eine angemessene Menge an UFO-Mitgliedern, verglichen mit dem angefragten Geldbetrag, auch davon profitieren. Dementsprechend sollen bei Anträgen nach mehr Geld auch mehr Mitglieder davon profitieren.

Sende bis spätestens sechs Monate nach der Durchführung des Projekts, eine Kurzbeschreibung und eine vollständige Abrechnung an quaestur@ufo.ethz.ch, damit die Unterstützung ausbezahlt werden kann. Der Betreff des Mails lautet dabei: Auszahlung aus UFO-Topf.

Ansonsten verfallen die gesprochenen Unterstützungsbeiträge oder Defizitgerantien nach sechs Monaten nach der Durchführung.

Tipps und Tricks

• Es lohnt sich auch noch abzuchecken, ob z.B. durch einbeziehen von anderen Fachvereinen nicht der FR-Topf angefragt werden kann.
• Das Budget des Projekts/der Veranstaltung sollte möglichst klar aufgeschlüsselt und beschrieben sein (wofür ist wie viel Geld nötig, wie hoch sind allfällige Eintrittskosten pro Person etc.)
• Höhe des Betrags begründen: Es ist oftmals sinnvoll zu begründen, wie man die Höhe des Betrags gewählt hat, statt einfach den maximal möglichen zu beantragen.

Defizitgarantie vs fixer Beitrag

Fixer Beitrag: Wenn für ein Projekt/eine Veranstaltung finanzielle Mittel fehlen (also die geplanten Ausgaben sind höher als die geplanten Einnhamen (oder das Projekt hat gar keine Einnhamen) kann man einen fixen Beitrag beantragen.

Defizitgarantie: Die geplanten Einnahmen und Ausgaben deines Projektbudgets sind gleich und du solltest insgesamt auf Null kommen, es bestehen aber Unsicherheiten/Risiken (z.B. weniger Besucher*innen und dadurch weniger Einnahmen) und man möchte sich für diesen Fall absichern.